Seminář

8:30 - 9:00 prezence
9:00 - 14:00 vlastní program včetně přestávek + občerstvení

Novelou zákona č. 261/2021 Sb., kterou se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací orgánů veřejné moci včetně zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, došlo k výrazné změně povinností veřejnoprávních původců, kteří musí povinně začít vést elektronickou spisovou službu (zejména ti, kteří měli dosud možnost volby mezi listinnou a elektronickou). Dalším zaváděným nástrojem pro řádné vedení elektronické spisové služby v elektronických systémech spisové služby budou jejich atesty. Měly by se rozběhnout od února 2023 a všichni veřejnoprávní původci by měli elektronické systémy spisové služby s atestem používat od 1. ledna 2026 - v současné době prochází legislativním procesem návrh z 27. 1. 2022 na změnu uvedené novely a platnost těchto navrhovaných termínů. Zároveň byla novelizována i prováděcí vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby vyhláškou č. 504/2021. 

Seminář je určen veřejnoprávním i soukromoprávním původcům dokumentů jako jsou územní samosprávné celky a jimi založené a zřízené organizační složky nebo právnické osoby, organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, školy, zdravotnická zařízení, obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev zapsaná v obchodním rejstříku, náboženské, odborové organizace a další.

Cílem je seznámit posluchače s platnou legislativou v oblasti spisové služby a archivnictví zastoupenou zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v aktuálním znění včetně prováděcích předpisů, s novinkami novel a povinnostmi původců dokumentů.

Seznámení se změnami souvisejícími s přijetím novely arch. zákona a prováděcích předpisů v letech 2016 až 2022.

• Seznámení se základní legislativou v platném znění (aktuálně: novela zák. č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (tzv. DEPO), novela zák. č. 111/2019 Sb., kterým se v Části dvacáté mění zák. č. 499/2004 Sb., novela vyhl. č. 85/2019 Sb., kterou se mění vyhl. č. 259/2012 Sb.), souvisejícími předpisy a metodikou, síť archivů a výkon předarchivního dohledu. Základní terminologie, typologie původců.
• Spisová služba v analogové i elektronické podobě: příjem, evidence, zpracování, vyřizování, podepisování, ukládání a skartace dokumentů. Ochrana osobních údajů (metodika GDPR ve spisové službě) a aplikace zák. č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů. Spisová služba a systém datových schránek, elektronické podpisy, pečeti a správa elektronických dokumentů (nařízení eIDAS a zák. č. 297/2016 zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, změny v povinnostech škol od 1. 7. 2017, registr smluv). Změny v povinnostech veřejnoprávních původců vést pouze elektronickou spisovou službu i zavedení atestů elektronických systémů spisových služeb.
• Spisová služba veřejnoprávních a soukromoprávních původců: jak pracovat s dokumenty (doklady), co, jak dlouho a za jakých podmínek nutno uchovávat, abychom vyhověli zákonným požadavkům (postup podle legislativy).
• Postupy při vytvoření a úpravě vnitřní spisové směrnice (tvorba spisového řádu, spisového a skartačního plánu).
• Spisová rozluka, postup při zrušení, reorganizaci, vedení spisové služby v mimořádných situacích.
• Ukládání dokumentů (také účetních a daňových dokladů), stavebně technické a bezpečnostní podmínky pro spisovny.
• Skartační řízení (podrobnosti přípravy a průběhu skartačního řízení, odlišnosti u veřejnoprávních a soukromoprávních původců, předávání archiválií do veřejných archivů), návody k provedení elektronického skartačního řízení.
• Evidence a zpřístupňování archiválií, povinnosti a práva vlastníků archiválií.
• Kontrola výkonu spisové služby (přestupky a sankce), akreditace nestátních archivů.

• Diskuze
• Účastníci obdrží osvědčení elektronicky po ukončení kurzu
• Program je akreditovaný také u MŠMT v rámci DVPP